Business plan in Excel: il modello con le formule già dentro

Cosa deve contenere un business plan in Excel

Sette fogli collegati tra loro, non sette fogli affiancati.

Ipotesi: tutti i parametri modificabili in un punto solo. Prezzi, quantità, percentuali di costo, tasso e durata del finanziamento. Se un numero compare in un altro foglio scritto a mano invece che richiamato da qui, il modello è già rotto.

Investimenti: le voci di spesa con la categoria di ammortamento, che genera automaticamente le quote annuali. Nel primo esercizio l’aliquota va dimezzata.

Ricavi: costruiti dai driver, mai digitati come totale. Quantità per prezzo per giorni per tasso di utilizzo.

Conto economico: ricavi, costi variabili, margine di contribuzione, costi fissi, personale, margine operativo lordo, ammortamenti, oneri finanziari, imposte, utile netto. Cinque colonne, una per anno.

Piano di ammortamento: rata francese con quota capitale e quota interessi separate, perché in conto economico entrano solo gli interessi mentre la quota capitale esce dalla cassa.

Flusso di cassa: il margine operativo meno imposte, meno variazione del capitale circolante, meno la quota capitale del mutuo. È il foglio che dice se l’attività sopravvive, ed è quello che quasi nessun modello gratuito ha fatto bene.

Indici: punto di pareggio, DSCR (Debt Service Coverage Ratio, il rapporto tra flussi di cassa e rate), ROI, ROE, incidenza degli oneri finanziari.

L’errore che rompe la maggior parte dei modelli gratuiti

Confondere l’utile con la cassa.

Un’attività può chiudere l’anno in utile e avere il conto in rosso. Succede perché l’utile non tiene conto di tre cose: la quota capitale del mutuo, che esce dalla cassa ma non passa dal conto economico; i crediti verso clienti, cioè fatture emesse e non ancora incassate; e il magazzino, che è merce pagata e ancora invenduta.

Nell’esempio qui sotto si vede la differenza. Il conto economico e la cassa raccontano due storie diverse dello stesso anno.

Nei modelli scaricabili in circolazione il foglio del cash flow spesso è una copia del conto economico con un’altra intestazione. Chi valuta la pratica se ne accorge subito, perché guarda proprio lì.

Come si calcola il punto di pareggio nel foglio

Il punto di pareggio è il fatturato che copre esattamente tutti i costi.

Prima si calcola il margine di contribuzione percentuale, cioè(ricavi − costi variabili) / ricavi. Se i costi variabili pesano il 32%, il margine di contribuzione è il 68%.

Poi si dividono i costi fissi totali per quel margine. Nell’esempio il pareggio sta a 149.323 € di fatturato annuo, cioè 12.444 € al mese.

Il numero che serve subito dopo è il margine di sicurezza: quanto i ricavi previsti superano il pareggio, in percentuale. Sotto il 10% basta un calo modesto delle vendite per andare in perdita, e chi legge lo segnala.

Excel o Google Sheets?

Le formule sono le stesse e il file generato dal configuratore si apre in entrambi. La differenza pratica è che Google Sheets gestisce peggio i fogli con molte formule collegate, mentre Excel regge meglio i modelli articolati. Se il documento va consegnato a una banca, il formato .xlsx è quello che si aspettano.

Serve un commercialista per compilarlo?

Per compilare il foglio no: i dati che servono li conosci tu, perché sono i prezzi che pratichi, i costi che paghi e le quantità che pensi di vendere. Serve invece per due cose specifiche: verificare il regime fiscale più adatto alla tua situazione, e controllare che le poste straordinarie della tua attività siano trattate correttamente. Un modello copre il caso ordinario, non le eccezioni.